Registre UBO
C'est quoi le registre UBO ?
Le registre UBO (« Registre UBO » ou « Registre ») tire son nom du terme anglais “Ultimate Beneficial Owner” désignant les bénéficiaires effectifs ultimes (ci-après « UBO ») des entités juridiques visées par la législation (e.g. sociétés, a(i)sbl, fondations, trusts et constructions juridiques similaires, ci-après désignées conjointement « Redevables d’information »). Le registre UBO est un registre centralisé reprenant certaines informations sur les UBO de ces Redevables d’information.
Ce registre a pour objectif d’identifier quelles sont les personnes physiques qui exercent ou sont considérées comme exerçant un contrôle sur les Redevables d’information. Il s’agit donc de pouvoir identifier qui est réellement derrière une entité juridique afin de mieux lutter notamment contre le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme et les infractions sous-jacentes connexes.
Ce registre trouve son origine dans les articles 30 et 31 de la Directive européenne 2015/849 relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme1 qui prévoit la mise en place d’un tel registre dans chaque État membre de l’Union européenne
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Qui doit faire une déclaration UBO?
L’Arrêté royal s’applique aux Redevables d’information qui sont :
• Des sociétés ;
• Des a(i)sbl et fondations ;
• Des trusts et fiducies ;
• Des constructions juridiques similaires aux trusts et fiducies.
Les entités constituées en Belgique dont le siège a par la suite été transféré à l’étranger sont des Redevables d’information auxquels l’Arrêté royal continue de s’appliquer (art. 74, § 1er de la Loi), sauf si l’entité a été arrêtée par le greffe du Tribunal de l’Entreprise.
Les entités constituées à l’étranger dont le siège a par la suite été transféré en Belgique sont également des Redevables d’information tenus d’enregistrer leurs bénéficiaires effectifs (articles 1:33 et 2:146 du Code des sociétés et des associations).
Les représentants légaux de ces entités sont tenus de transmettre au Registre UBO les informations relatives à leurs UBO. Ces informations sont listées aux articles 3 et 4 de l’Arrêté royal. Ces informations doivent être confirmées annuellement (voir Section 3.5.2 Confirmation annuelle ci-dessous).
En cas de modifications ou de changements, ces informations doivent être mises à jour dans le Registre UBO dans le mois.
Quand faut il faire la declaration UBO ?
Annuellement, à date anniversaire de la précédente déclaration.
Quelles sont les catégories de bénéficiares eccectifs pour lesquelles il faut remplir le registre UBO?
Pour ce qui est des a(i)sbl et des fondations, les catégories 1 à 6 de UBO sont :
1. Les personnes qui sont membres du conseil d’administration ;
2. Les personnes qui sont habilitées à les représenter ;
3. Les personnes chargées de leur gestion journalière ;
4. Les fondateurs (pour les fondations) ;
5. Les personnes physiques ou, lorsque ces personnes n’ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes physiques dans l’intérêt principal desquelles elles ont été constituées ou opèrent ;
6. Toute autre personne physique exerçant par d’autres moyens le contrôle sur elles.
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Les informations relatives aux personnes physiques rentrant dans chacune de ces catégories seront reprises dans le Registre UBO s’agissant de catégories cumulatives (i.e. il se peut qu’une personne soit reprise plusieurs fois, par exemple comme administrateur et délégué à la gestion journalière).
Quels documents sont à fournir ?
Depuis le 11 octobre 2020, tous les redevables d’information ont désormais l’obligation de fournir, via la plateforme en ligne, tout document démontrant que les informations enregistrées relatives à leurs UBO sont adéquates, exactes et actuelles.
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Les représentant légaux des redevables d’information ont l’obligation de joindre, lors de l’enregistrement des UBO, tout document démontrant que les informations relatives (i) à leur identité ainsi que (ii) à la nature et à l’étendue de leur intérêt dans le redevable d’information concerné sont adéquates, exactes et actuelles. Les règles applicables en matière de légalisation ou d’apostille des documents probants étrangers sont décrites ci-dessous.
Quelles sont les sanctions en cas de manquements?
En cas d’infraction aux dispositions relatives à l’identification et à la communication des informations sur les bénéficiaires effectifs, des amendes administratives comprises entre 250 EUR et 50 000 EUR peuvent être infligées aux administrateurs, et, le cas échéant, à un ou plusieurs membres de l’organe légal du Redevable d’information, son comité de direction, ainsi qu’aux personnes qui, en l’absence de comité de direction, participent à sa direction effective.
La radiation automatique des sociétés et associations intervient aussi dans les cas suivants:
- Le défaut de fournir des informations au registre UBO et de publier au Moniteur belge au cours des sept dernières années.
- Le non-respect de l'obligation de fournir des informations au registre UBO dans les 60 jours suivant l'imposition d'une amende administrative.
- Le non-respect de l'obligation de mise à jour annuelle.