REGISTRE UBO, ÊTES-VOUS PRÊTS ?

Pour le 31 mars 2019 au plus tard, les dirigeants ou représentants légaux des sociétés, a(i)sbl, trusts, fiducies et constructions similaires, sont tenus de renseigner dans le registre électronique UBO, les personnes physiques qui, en dernier ressort, contrôlent ou possèdent l’entité redevable de l’information.

Les entités soumises à déclaration sont passibles d’amendes administratives de 400 EUR à 40.000 EUR et leurs dirigeants à des amendes de 250 EUR à 50.000 EUR, en cas de défaut.

Soyez prévoyant et ne traînez donc pas pour vous assurer d’être en ordre de déclaration pour cette date.

Nous pouvons nous en charger sur simple demande via ce formulaire de contact.

QUI FAUT-IL DÉCLARER ?

• Le ou les bénéficiaires effectifs des sociétés.

Il s’agit des personnes physiques qui possèdent, directement ou indirectement, 25% ou plus, des parts, actions ou encore des droits de vote de l’entité déclarante.

• Le ou les bénéficiaires effectifs des a(i)sbl.

Sont considérés comme bénéficiaires effectifs des a(i)sbl, les administrateurs, les chargés de la gestion journalière, ou encore toute personne physique qui par d’autres moyens contrôle en dernier ressort l’a(i)sbl ou la fondation.

QUELLES DONNÉES FAUT-IL INTRODUIRE ?

• Nom, prénom(s), date de naissance, nationalité, l’adresse complète du lieu de résidence, numéro national ou d’identification à la sécurité sociale du pays de résidence, date à laquelle la personne est devenue bénéficiaire effectif, pourcentage des actions, parts ou droit de vote, nature du contrôle, le nom et l’identification complète de chaque entité intermédiaire en cas de détention indirecte.
• Il faut joindre des pièces probantes en appui de la déclaration (copies : de carte d’identité nationale, des statuts coordonnés, du livre de parts ou du registre des actionnaires, …).

POUR QUAND ?

• Au plus tard pour le 31 mars 2019 pour la première déclaration, puis dans le mois d’une éventuelle modification des UBO (Ultimate Beneficial Owners) postérieure à la première déclaration.
• En cas de retard l’entité soumise à déclaration et son ou ses représentants légaux s’exposent à des amendes respectivement de 400 à 40.000 EUR et de 250 à 50.000 EUR.

QUI DOIT INTRODUIRE LA DÉCLARATION ?

• Le ou les représentants légaux des entités redevables de l’information.

COMMENT INTRODUIRE LA DÉCLARATION ?

• Il faut se connecter à l’application MyMinfin de l’administration, être reconnu comme pouvant agir pour compte de l’entité déclarante et ensuite se rendre sur l’application UBO dans les services interactifs.

NOUS POUVONS NOUS CHARGER DE CETTE TÂCHE MOYENNANT UN TARIF FORFAITAIRE^(*)QUI COMPREND :

• La création du mandat électronique spécifique que le représentant légal de l’entité devra valider à son tour;
• La collecte avec votre concours (par mail et téléphone), des informations et pièces probantes utiles.
• La déclaration électronique complète dans le registre sur base des informations préalablement validées par vos soins;
• L’envoi d’un avis électronique, obligatoire, à chaque bénéficiaire désigné l’avertissant de la nature et du contenu des données qui ont été déposées le concernant;
• La conservation sécurisée des données et documents probants de la déclaration en conformité avec le RGPD et pour la durée strictement nécessaire.

(*) forfait de 125 EUR hors TVA par entité déclarante incluant un bénéficiaire effectif direct; supplément de 30 EUR par bénéficiaire effectif direct supplémentaire ou par entité juridique complémentaire à déclarer en cas de contrôle indirect.

Compte tenu des délais relativement courts et du temps nécessaire pour constituer chaque déclaration, nous vous invitons à ne pas tarder à nous contacter via ce formulaire.

C’est avec plaisir que nous veillerons, si vous le souhaitez, à accomplir pour vous cette déclaration de manière complète et dans les délais requis.